Статьи рынка безопасности
  • 22/06

События

Стоимость эксплуатации СКУД. Пути сокращения потенциальных расходов

  • 13.04.2017
  • 254
  • Время чтения: 8 минут

Приобретая СКУД, в большинстве случаев заказчики ориентируются на стоимость внедрения. Она достаточно просто рассчитывается, однако не только она одна составляет итоговую стоимость СКУД. В итоговой стоимости должна быть учтена также стоимость последующей эксплуатации СКУД, о которой мало кто задумывается и уж тем более представляет, как ее можно минимизировать еще на этапе проектирования. По некоторым подсчетам, стоимость эксплуатации может достигать 65 70% от всех расходов на СКУД.

Так из чего же складывается стоимость эксплуатации, как ее спрогнозировать и максимально снизить возможные затраты? Попробуем разобраться с поставленными вопросами. Одной из наиболее значимых составляющих эксплуатационных расходов является время, затрачиваемое персоналом на ввод и вывод информации из СКУД, а также время регулярного обслуживания ее базы данных.

Автоматизация процессов обмена данными между СКУД и сторонними системами

Актуализация данных на стороне СКУД

К основным массивам данных, вводимым в СКУД, относятся кадровые данные (персональные данные сотрудников), рабочие графики, данные о посетителях.

Стоимость эксплуатации СКУД. Пути сокращения потенциальных расходов

Заведение информации такого рода – это кропотливая работа, которая производится постоянно на всем протяжении эксплуатации СКУД. Она требует длительных временных затрат персонала, особенно в крупных организациях или в тех, где присутствует большая текучесть кадров, например в вузах.

Помимо затраченных временных и человеческих ресурсов при вводе больших объемов информации сказывается влияние человеческого фактора, который приводит к часто возникающим ошибкам. Некоторые производители реализуют в СКУД механизмы синхронизации данных по внешним источникам, которые, как правило, уже существуют в организациях. В их роли могут выступать базы 1С, ERP системы, иногда служба каталогов Active Directory или различные нетиражные самописные решения. Использование механизма синхронизации позволяет исключить двойное ведение базы, значительно сократить время актуализации информации за счет автоматических изменений в базе СКУД при внесении их в источнике.

А настройка автоматического запрета доступа удаленным (уволенным) сотрудникам способствует помимо прочего повышению надежности системы.

При большом количестве посетителей также могут быть использованы механизмы, полностью или частично автоматизирующие деятельность сотрудника бюро пропусков. К ним относятся:

  • автоматическое заполнение данных посетителя на основе сканирования и распознавания документов приводит к уменьшению времени, затраченного оператором;
  • использование терминала самостоятельной регистрации посетителей и выдачи пропусков, интегрированного со СКУД или системой учета посетителей, позволяет полностью автоматизировать деятельность бюро пропусков.

Автоматизация подобных процессов способствует сокращению численности персонала и, как следствие, значительной экономии средств.

Использование данных СКУД в сторонних системах

На основе полученных событий в СКУД формируются различные виды отчетности, используемые для последующей аналитики. Самым распространенным из них является учет рабочего времени сотрудников, получаемый на основе сопоставления рабочих графиков персонала с зафиксированными проходами. Он используется для расчета заработной платы и, как правило, вносится в специально предназначенную для этого систему, в России чаще всего это 1С.

Вариантом выгружаемой информации могут быть также данные о выданных в СКУД картах, передаваемые, например, в библиотечную систему (вуза) или систему выдачи спортивного, рабочего и иного инвентаря.

Обычно оператору приходится вручную обрабатывать и вносить подобную информацию в другую систему, что опять же приводит к необходимости траты времени сотрудником или содержания соответствующей единицы в штате.

Исключить подобные издержки могут грамотно реализованные в некоторых СКУД механизмы интеграции, позволяющие автоматизировать процесс передачи данных.

Регулярное обслуживание СКУД

Для поддержания работоспособности системы необходимо регулярно проводить ее обслуживание. Здесь подразумевается следующий набор процедур, выполняемых с базой данных, как правило, специалистами ИТ-службы:

  • диагностика (устранение некритичных повреждений данных, возникших, например, в результате аварийного завершения работы системы);
  • резервирование и экспорт (создание резервных копий для возможности восстановления БД после серьезного сбоя или для переноса сервера системы на другой компьютер);
  • очистка архива событий (для сокращения занимаемого места на диске);
  • восстановление (при произошедшем сбое или для переноса сервера системы на другой компьютер).

Затраты на проведение подобных операций достаточно велики, так как для их выполнения требуется более высококвалифицированный персонал. Наличие в СКУД встроенного инструмента управления базой данных позволит настроить автоматическое выполнение большинства необходимых действий и сократить время, затраченное специалистами.

Обучение персонала

Обучение персонала проводится обычно при пусконаладке системы, однако на практике часто встречаются ситуации, когда имеет место текучесть кадров, т. е. обученные специалисты увольняются и на их место приходят те, кого необходимо обучать с нуля.

Производители СКУД предоставляют различные варианты обучения, о которых необходимо знать заранее, чтобы иметь представление об объеме возможных затрат.

Одним из самых дорогостоящих вариантов является платное обучение на территории производителя, что включает не только стоимость самого обучающего курса, но и оплату проезда сотрудников, их проживания и выплату командировочных. Более демократичным вариантом является предоставление производителем полной и доступной для понимания документации к эксплуатируемой системе, при этом могут использоваться не только текстовые материалы, но и обучающие видеоролики и другие удобные обучающие средства.

Особенности предоставления технической поддержки

Техническая поддержка, предоставляемая пользователям, имеет большое значение при эксплуатации системы. От оперативности ее оказания зависит в конечном счете эффективность использования СКУД.

Но стоит отметить, что разные производители оказывают ее на разных условиях. Идеальным вариантом будет бесплатная поддержка, предоставляемая компетентными специалистами со стороны производителя. Однако бывает, что необходимый уровень поддержки предоставляется платно и зачастую на ограниченный период времени, что явным образом увеличивает стоимость эксплуатации СКУД.

Стоимость эксплуатации СКУД. Пути сокращения потенциальных расходов

Гарантийный срок оборудования. Регламент обслуживания и жизненный цикл системы

Встречаются ситуации, когда при отсутствии сервисного центра от производителя сложно добиться замены вышедшего из строя оборудования. В этом случае заказчику придется покупать новое оборудование, что может привести к необходимости замены всей системы. Но это самый пессимистичный вариант развития ситуации. Чаще встречаются случаи, когда сервисный центр есть, однако вышедшее из строя оборудование необходимо туда самостоятельно доставить, дождаться результатов экспертизы и доставки запасных элементов с места производства при необходимости ремонта. Это может привести к длительному простою системы, что для СКУД недопустимо. 

Поэтому перед покупкой системы стоит уделить внимание ознакомлению с регламентами оказания гарантийной поддержки. Некоторые производители СКУД предоставляют удобные варианты обслуживания, включающие предоставление нового оборудования на замену вышедшему из строя и его доставку в офис заказчика. Многие системы имеют ограниченный срок поддержки производителем. Это напрямую влияет на величину срока эксплуатации СКУД, а также связанные с этим дополнительные расходы, возникающие:

  • при замене компонентов;
  • при добавлении новых компонентов;
  • при необходимости устранения производственных дефектов;
  • при получении технической поддержки.

В самом крайнем случае окончание срока поддержки может привести к необходимости замены всей системы, что повлечет за собой крупные материальные расходы на покупку новой СКУД и затраты на перенос накопленных данных.

Открытость стандартов

На этапе внедрения СКУД важно понимать, соответствует ли устанавливаемое оборудование индустриальным стандартам. В случае несоответствия возникает привязка всей системы к оборудованию одного производителя, что может привести к более высоким затратам при внедрении, а на этапе эксплуатации к невозможности расширения СКУД или необходимости ее замены при окончании жизненного цикла такого оборудования.

Использование открытых стандартов создает поле для конкуренции между различными производителями оборудования, а это дает заказчику не только выбор ценовых и функциональных характеристик при проектировании СКУД, но и гарантирует ей более длительный жизненный цикл.

В качестве заключения хотелось бы отметить, что при выборе более дорогостоящего варианта СКУД разница в стоимости решения порядка 30% с учетом затрат при эксплуатации окупится примерно за 3 года, а эффективность и удобство использования будут существенно выше.

© 2003-2017 Techportal.ru

Яндекс.Метрика
Метрика cайта:
новости: 6002 (+7) | компании: 474 | бренды: 393 | статьи: